第一章 总则

第一条 为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《湖北省档案管理条例》等规定，结合本校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指学校在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是学校建设的重要基础工作之一。学校必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第四条 我校档案属国家和学校所有，列入学校国有资产管理范围。

第五条 学校严格实行部门立卷归档制度，使档案工作做到：纳入各部门的发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第六条 全校各单位及个人均应遵守《中华人民共和国档案法》和本办法的规定，依法行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。

第二章 领导体制和机构设置

第七条 学校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第八条 学校在校长领导下做好档案工作，有一名校领导具体分管档案馆，并成立武汉大学档案工作委员会。

第九条 学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。全校各单位的档案工作接受档案馆的监督、指导和检查。

第十条 全校各单位必须加强对档案工作的领导，确定一名负责人分管本单位的档案工作，并配备一名专（兼）职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。

第十一条 学校专（兼）职档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，原则上应具备档案业务知识和本科以上学历。

第十二条 学校档案馆的基本任务

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；

（二）组织制订、实施本校关档案工作的规章制度，指导本校文件材料的形成、积累、预立卷和立卷归档工作，并负责监督和检查；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；

（四）开展档案的开放和利用工作；

（五）负责编制检索工具，编辑档案参考资料，积极开发档案信息资源；

（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；

（七）建立和健全全校档案工作网络，负责对全校档案工作人员的业务培训；

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；

（九）开展档案学术研究和交流活动；

（十）采用先进科学技术，逐步实现档案管理的现代化；

（十一）完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第十三条 全校各单位档案员工作职责

（一）贯彻执行学校档案工作的政策和规定；

（二）负责制订本单位档案工作的规章制度、工作计划，并组织实施；

（三）参加档案业务培训，并负责指导本单位各类文件材料的立卷归档工作；

（四）集中保管本单位档案，并按有关规定向档案馆移交档案；

（五）负责本单位档案的完整、准确、系统、安全和保密；

第三章 经费、设备和库房

第十四条 根据国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第14条规定，学校档案馆所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各单位应对用于保存本单位归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。

第十五条 学校要有计划地为档案馆配置复印、录音、录像、照像、扫描、缩微、恒温、恒湿等适应档案现代化管理需要的设备，如计算机、图像扫描仪、复印机、摄像机、照相机、电视机、音响、空调、去湿机、密集架等。

第十六条 学校应充分都考虑档案的发展规模，以及适应现代化管理手段的需要，为档案馆提供专用的、符合《档案馆建筑设计规范》要求的档案库房。库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第十七条 全校各学院要为本单位档案室配备档案用房，做到专室、专柜和专人保管档案。

第四章 档案的管理

第十八条 根据国家教育部《高等学校档案工作规范》的规定，本校档案必须由档案馆实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第十九条 全校各单位的档案员，在档案形成以后，必须按有关规定向档案馆移交档案。

第二十条 学校档案馆负责收集和接收本馆保管范围内对学校和社会有保存价值的不同载体的各类档案。对国内外与学校有关的其它具有保存价值的材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。

第二十一条 学校档案馆的全部档案实行全宗管理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

第二十二条 学校档案馆和各学院档案室应指定专人负责档案的统计工作。

第二十三条 学校档案馆应定期组织档案的鉴定和销毁工作。

第二十四条 学校档案馆和各学院档案室应定期对所存档案和资料的保管情况进行检查，遇有特殊情况，应立即向有关领导或部门报告，及时处理。

第二十五条 学校档案馆和各学院档案室应研究和改进档案保护技术，对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。

第二十六条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法的规定并征得学校保密委员会的同意办理，并设专柜、专人保管。

第二十七条 根据国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第十九条的规定，学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程、设备开箱等进行鉴定、验收时，必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第二十八条 学校档案馆和各学院档案室应采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。

第五章 档案的利用和公布

第二十九条 档案的利用，是指对档案的阅览、复制和摘录。

第三十条 档案的公布，是指首次向全校和社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容。

第三十一条 学校档案馆应按照国家的有关规定，制定开放档案的计划和实施方案，根据有关主管部门审定后，定期向全校和社会公布开放档案目录。

对于涉及学校重大利益的档案，以及其他虽开放时间已到但仍不宜开放的档案，经学校批准，可以延期向全校和社会开放。

第三十二条 利用学校开放档案的单位或个人应遵循《武汉大学档案借阅利用制度》的有关规定，未经档案馆或档案所有者的同意，不得擅自公布档案。

第三十三条 利用、公布档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

第三十四条 学校档案馆应当为社会利用档案创造便利条件，提供检索工具、阅览室和复制设备。

第三十五条 属于集体所有、个人所有以及其他不属于学校所有的对学校和社会具有保存价值的档案，其所有者向社会公布 时，应当遵守国家有关保密的规定，不得损害学校的、社会的、集体的和其他公民的利益。档案馆对寄存档案的公布和利用，应当征得档案所有者同意。

第三十六条 学校档案馆提供社会利用的档案，应当逐步实现以缩微品或复制件代替原件。档案缩微品或复制件载有档案馆法定代表人的签名或者印章标记的，具有档案原件同等的效力。

第三十七条 根据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十二条规定，学校档案馆在提供社会利用档案时，可收取一定费用。

第三十八条 未开放的档案，仅供学校内部利用。

第六章 奖励与处罚

第三十九条 学校应建立全校档案工作检查评比制度。有下列事迹之一的，由学校或者本单位给予表彰和奖励。

（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）对档案学研究做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；

（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十条 有下列行为之一的，由学校责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依纪给予行政处分；

（一）将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝或不按时交档案机构、档案工作人员归档的；

（二）拒不按照学校规定向档案馆移交档案的；

（三）违反国家和学校规定擅自扩大或者缩小档案接收范围的；

（四）不按照国家规定开放档案的；

（五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

（六）档案工作人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的；

（七）擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有的档案的；

（八）涂改、伪造档案的。

第七章 附则

第四十一条 会计档案的管理办法，遵照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》执行。

第四十二条 本办法由武汉大学档案馆负责解释。

第四十三条 本办法自公布之日起施行。

武汉大学档案实体分类实施办法

武大档字（2001）2号

2001年3月12日

第一章 编制说明

一、编制目的

为了使我校档案工作适应现代化管理的需要，统一我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范，根据国家教育部《高等学校档案实体分类法》精神，结合我校档案工作实际情况，特编制本办法。

二、编制原则

（一）、我校档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

（二）、在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。

（三）、类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响、在较长时期内不随意改变。

（四）、类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。

三、类目设置

（一）一级类目的划分与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成的，如“XZ”即“XingZheng”（行政）的简称。根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十个一级类目，其标识符号、名称和主要内容如下：

1、DQ 党群

主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。

2、XZ 行政

主要包括行政职能部门（教务、科研、开发、基建、设备、外事、财务等部门除外）在工作中形成的文件材料。

3、JX 教学

主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。

4、KY 科学研究

主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。

5、CP 产品生产与科技开发

主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。

6、JJ 基本建设

主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料

7、SB 仪器设备

主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

8、CB 出版

主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

9、WS 外事

主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

10、CK 财会

主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

（二）二级类目、三级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。我校二级类目、三级类目设置的标准详见主表，各立档单位不得随意变动。

二级类目、三级类目的标识，一般采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

四、档号的编制

档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映我校档案的分类体系和物理位置。

（一）档号编制的原则：

档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，所有档案均不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不得随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

（二）档号结构、模式和标识；

1、档号结构

档号由年度号、分类号、案卷号三个部门组成。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体，我校档案的分类号一般由一、二级类目代号组成（部分档案的分类号由一、二、三级类目代号组成）。例如：“党委会议记录”的分类号，由一、二级类目组成为“DQ11”；“研究生学籍管理材料”的分类号，由一级、二级、三级类目组成为“JX1214”。

案卷号是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码。

2、档号的模式

本办法规定为：年度号+分类号+案卷号

因我校馆藏有多个全宗，应在年度号前加全宗号。

3、档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“一”连结。

五、关于声像载体档案的处理

声像载体档案主要包括学校在教学、科研及党政管理等工作中形成的照片（底片）、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为学校档案的重要组成部分。

从声像载体档案归档的内容看，基本不超出十个一级类目的范围，故没有将它与十个一级类目并列。

声像载体档案档号模式为：

年度号+声像档案代号（SX）+载体代号（代码）+内容代号（代码）+保管单位号

保管单位是声像载体档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。

第二章 主表

主表由类目、标识符号、注释等组成。

一、DQ 党群

11 党务综合

分党委、总支、直属支部综合材料入此。

12 纪检

13 组织

14 宣传教育

学生思想政治工作材料入此

15、统战

民主党派材料入此。

16 工会

妇女工作材料入此。

17 团委

学生社团材料入此。

二、XZ 行政

11 行政综合

学校评估、教代会、职代会、校史和院、系、所等单位综合材料入此

12 人事

师资工作材料入此

13 监察审计

14 武装保卫

人防、军训材料入此

15 总务

房产、水电管理工作，爱国卫生、公费医疗、保健、计划生育工作，校园绿化工作，车辆工作，环保工作，维修工作，膳食管理工作，通讯工作等材料入此。

16 档案、文博

17 图书

三、JX 教学工作

11 综合

12 研究生教育（包括同等学力教育）

11 综合

学生运动会、教学评估优秀教学评奖材料入此。

12 学科与实验室建设

专业设置材料入此。

13 招生

14 学籍管理

学生奖惩材料入此。

15 课堂教学与教学实践

16 学位工作

17 毕业生工作

毕业生信息反馈材料入此

18 教材建设

13 全日制本、专科教育（此类三级类目的划分同研究生教育）

14、成人教育（此类三级类目的划分同研究生教育）

四、KY 科学研究

11 综合

科研经费管理、学术活动材料入此。

12 项目

13 专利

五、CP 产品生产与科技开发

11 综合

12 产品

13 底图

六、JJ 基本建设

11 综合

12 工程

13 底图

七、SB 仪器设备

11 综合

12 仪器设备

八、CB 出版

11、综合

12、报纸

13 刊物

14 书稿

15 音像

九、WS 外事

11 综合

12 出国

国际合作与会议材料入WS14

13 来校

外国留学生工作材料入WS15。国际合作与会议材料入WS14。

14 国际合作与会议

15 外国留学生工作

16 港澳台工作（含出境、入境、科技合作等材料）

十、CK 财会

11 综合

12 会计凭证

13 会计帐簿

14 财务报告

15 其他

附：SX 声像

11 综合

12 照片

11 综合类

12 教学类

13 科研类

14 外事类

15 出版类

16 财会类

17 基建类

18 仪器设备类

19 产品生产与科技开发类

21 人物类

22 文体类

23 历史类

13 录音带

14 录像带

15 幻灯片

16 磁盘

17 影视胶片

18 微缩胶片

19 光盘

SX13-SX19的三级类目设置同SX12

武汉大学文件材料立卷归档工作规范

（武大档字[2001]2号）

2001年3月12日

一.总则

为规范我校文件材料立卷归档工作，根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《湖北省档案管理条例》等有关规定，结合本校实际，特制定本规范。

二.归档范围的确定

（一） 确定的原则

1.归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

2.归档的文件材料必须反映学校各项活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3.归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾各种文件材料的不同特点和成套性。

（二）归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等方面，具体范围见《武汉大学文件材料归档范围和档案保管期限表》

2.党群、行政档案归档的重点以本校在党群、行政管理活动中形成的不同载体的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位的来文、来电。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

3.教学档案归档的重点是本校在教学管理和教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

4.科研档案归档的重点是本校承担的科研项目(课题)在科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

5.产品生产与科技开发档案归档的重点是本校各经济实体的申办报告、审批材料，业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。

6.基建档案归档的重点是本校项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

7.设备档案归档的重点是本校仪器设备(特别是价值5万元以上的)在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

8.出版档案归档的重点是本校在编辑出版图书、刊物、报纸、音像出版物等活动中形成的不同载体的文件材料，尤其是出版物本身。

9.外事档案归档的重点是本校在重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

10.财会档案归档的重点是本校在财务管理和会计活动中形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

11.声像载体档案归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

（三）凡属应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的，必须打印成纸质材料，连同光盘或磁盘一起立卷归档。

（四）不归档的文件材料见《武汉大学不归档的文件材料范围及处理办法》

三. 立卷分工

学校实行主办单位立卷的制度

（一）中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府以及国务院各部、委下达的文、电材料，综合性的，分别由党办、校办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

（二）以党委、学校名义的发文，一般分别由党办、校办立卷归档。

（三）职能部门以党委、学校名义的发文，由主办单位立卷归档。

（四）以职能部门名义的发文，由职能部门立卷归档。

（五）党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，分别由党办、校办立卷归档。职能部门以党委和学校的名义召开的专门会议、各单位召开的国内外学术会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

（六）校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，分别由党办、校办立卷归档；请示报告的原稿及批复、批转的复制件，由报文单位作为资料保存。

（七）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位作为资料保存。

（八）各临时机构、撤销机构应于机构撤销前将尚未整理的文件材料及时立卷归档，并将其全部档案移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位。

（九）学校领导、各单位负责人代表学校参加校外上级主管部门召开的重要会议的发言稿，分别由党办、校办和各单位立卷归档。

（十）重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

四. 立卷原则

立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

五. 立卷程序与方法

立卷是一个分类、组合、编目的过程。

（一）预立卷

1.学校严格实行文件材料形成部门立卷归档制度。全校各党政管理部门、直属单位和各学院(含课题组)均为立卷单位。

2.各立卷单位的专职文书处理人员或专(兼)职档案人员，应根据历年文件材料形成的情况准备若干卷夹，在平时注意及时收集属立卷归档的文件材料，依照《武汉大学文件材料归档范围和档案保管期限表》确定的归档范围归入相应的卷夹内，便于保管利用和立卷。

3.一个年度需要立卷归档的文件材料，必须收集齐全、完整。

4.收集的重点：

（1）本单位自己制成的文件材料。

（2）上下级机关及其他机关针对本单位主管业务有密切联系的文件材料。

5.归档的文件材料必须符合文书处理的基本要求，禁止使用铅笔、园珠笔、彩笔书写，所有字迹不得超过装订线，办公用纸一般采用16开型或A4型。

（二）立卷分类

1.流程图: 文件材料→分年度→分类别→分问题→分保管期限

2.先将文件材料按其形成或针对的年度分开。

（1）根据文件材料的不同特点，可采用自然年度、教学年度、会计年度分别归入不同年度。

（2）一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度，无批复的请示归入请示年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；法规性文件，归入公布或批准年度；跨年度的非诉讼案件材料，归入结案的年度；按学年处理的文件，归入专门年度。

3.在分年度的基础上，将文件材料按《武汉大学档案实体分类实施办法》中确定的十个类别分开。

4.将类别理顺的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。

5.最后将文件材料按照规定的不同保管期限分开。

（三）立卷组合

将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来。

1. 立卷组合的基本要求

(1) 立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，分级适当，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。

(2) 同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过200页。

2. 立卷组合形式

(1)会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；

(2)非诉讼案件材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；

(3)人民来信材料，可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合；

(4)统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；

(5)学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。

(6)工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；

(7)简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。

(8)科研文件材料，根据每个研究课题的材料多少，可组成一题一卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题报告、论文、专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

(9)产品生产与科技开发文件材料，可将每个产品项目组成一卷或数卷，反映整个产品项目的关键材料放在首卷，底图单独存放。与各产品项目关系密切的管理性文件，应列入产品项目类中组卷。

(10)基建文件材料，按工程项目组卷，一项一卷或数卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其它材料按文件性质分别组成案卷。

(11)仪器设备文件材料，可每项设备组成一卷或数卷。将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

(12)出版类文件材料，以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或数卷，期刊视情况几期一卷。注意分清年度，不可混年立卷。

(13)财会文件材料，按照会计年度时间进行组卷。各种记账凭证按时间顺序整理，组成一卷或多卷。不同年度的会计核算材料，不能放在一起立卷。对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷。

(14)其它文件材料，可根据具体情况进行组合。

（四）排列卷内文件材料(按重要程度或时间顺序)

批复、批示在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

转发件在前，被转发件在后；

上级通知在前，上报材料在后；

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

文字材料在前，图表在后；

基建图纸按图的类别序号排列；

其它文件材料按时间顺序排列。

（五）修整文件材料

对在装订线以外有字迹或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠。

（六）编写页号、件号

根据实际需要，卷内文件应编页号或件号。成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。成卷装订的卷内文件无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。卷内文件的件数一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件应按一件计算。

（七）填写卷内文件目录

卷内文件目录置于卷内文件之前，必须用碳素墨水逐件填写或用计算机打印。

1.顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写。

2.文 号：文件制发机关的发文字号。

3.责任者：形成该文件的单位或对文件负有责任的署名者。

4.题 名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。

5.日 期：文件的形成时间，例：1994.10.10。

填写卷内每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号。

6.页 号：填写卷内每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号。

7.备 注：对卷内文件变化作必要说明。

（八）拟写案卷题名

案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。案卷题名应简明确切，结构完整，体式一致，一般不超过50个汉字。其常用结构：作者─时间─问题(内容)─名称(文种)。 作者一般指卷内文件主要责任者，要写出全称或通用简称，不得简称为“本校”、“上级”等。名称(文种)应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××来往文书”。

（九）案卷装订

案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，订口和地脚与卷皮平齐，采用三孔一线法装订。

（十）填写案卷封面

1.全宗名称：填写“武汉大学”。

2.类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

3.案卷题名：案卷题名书写或打印时，应注意居中、对称。

4.卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。

5.保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限。

6.件、页数：按照案卷内实际件、页数填写。

7.密 级：按卷内文件材料最高密级填写。

（十一）填写卷内备考表

卷内备考表位于卷内文件之后，由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成。卷内备考表，必须用碳素墨水填写。

1.本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名和时间写上。案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

2.立卷人：由组成本卷的责任者签名。

3.检查人：由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。

4.立场卷时间：填写完成立卷日期。

（十二）编制档号

各单位立卷人将整理完毕的案卷交本单位专、兼职档案员，由档案员按《武汉大学档案实体分类实施办法》的规定统一编制档号。

（十三）编制案卷目录

装订好的案卷，经过分类排列和编号以后，按照排好的顺序，登入案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序，逐卷进行登记。案卷目录一式三份，其中两份报送学校档案馆。

（十四）案卷进盒

案卷整理完毕，按档号顺序装盒。

（十五）编写立卷说明

立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作结束后，对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的大体内容所作的简介。通常由立卷单位基本情况和立卷归档情况两部分组成。立卷说明一式两份，其中一份报送学校档案馆。

六. 各类文件材料立卷归档时间

（一）党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前完成立卷归档工作。

（二）教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前完成立卷归档工作。

（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成立卷归档工作。

武汉大学不归档的文件材料范围及处理办法

（武大档字[2001]2号）

2001年3月12日

为了提高归档文件材料的质量，减少档案的庞杂臃肿现象，使所保存的档案对学校和社会真正具有查考利用价值，根据国家教委《高等学校档案工作规范》有关规定，结合本校实际，特制订本办法。

一．不归档的文件材料范围

(一)党群、行政类文件材料不归档的范围：

1．上级机关普发供参阅、不需要办理的文件材料；

2．上级机关发来供工作参考的抄件；

3．上级机关征求意见未定稿的文件材料；

4．重份的文件材料；

5．无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

6．未经会议讨论，未经学校领导审阅、鉴发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)；

7．从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

8．无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；

9．学校内部互相抄送的文件材料(由制发单位归档)，不应履行公文的行文、介绍信等；

10．本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；

11．为参考目的从各方面(包括校外)收集的文件材料；

12．非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。

13．参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

14．未定稿的文件材料。

(二)教学类文件材料不归档的范围：

1．上级有关教学的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；

2．上级有关教学的未定稿的文件材料；

3．重份的文件材料；

4．无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

5．非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；

6．校内其他单位发来的文件材料；

7．与校外单位交换来的文件材料；

8．未定稿的文件材料。

(三)科研类文件材料不归档的范围：

1．上级有关科研的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；

2．上级有关科研的未定稿的文件材料；

3．未生效的合同、协议书；

4．重份的文件材料；

5．无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

6．非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料；

7．校内其他单位发来的文件材料；

8．与校外单位交换来的文件材料；

9．未定稿的文件材料。

(四)产品生产与科技开发类文件材料不归档的范围：

1．未定型的草图、蓝图、工时定额；

2．未生效的合同、协议书；

3．重份文件和重份图纸；

4．无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

5．校内其他单位发来的文件材料；

6．与校外单位交换来的文件材料；

7．未定稿的文件材料。

(五)基建类文件材料不归档的范围：

1．上级有关基建的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；

2．正式施工前的草图、未定型图纸；

3．重份文件和重份图纸；

4．无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

5．校内其他单位发来的文件材料；

6．与校外单位交换来的文件材料；

7．未定稿的文件材料。

(六)仪器设备类文件材料不归档的范围：

1．上级有关仪器设备的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；

2．未生效的合同、协议书；

3．仪器设备广告、宣传材料，定货会、展销会宣传品；

4．重份的文件材料；

5．无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

6．校内其他单位发来的文件材料；

7．与校外单位交换来的文件材料。

8．未定稿的文件材料；

(七)出版类文件材料不归档的范围：

1．上级有关出版的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；

2．未生效的合同、协议书；

3．不退、不用的稿件；

4．非定稿的稿件；

5．重份的文件材料；

6．无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

7．校内其他单位发来的文件材料；

8．与校外单位交换来的文件材料。

(八)外事类文件材料不归档的范围：

1．上级有关外事的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；

2．未生效的合同、协议书；

3．重份的文件材料；

4．无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

5．校内其它单位发来的文件材料；

6．与校外单位交换来的文件材料。

7．未定稿的文件材料：

(九)财会类文件材料不归档的范围：

1．上级有关财务的普发性(非专指高校)、不需要办理的文件材料；

2．未生效的合同、协议书、单据；

3．重份的文件材料；

4．无查考利用价值的事务性、临时性文件材料。

5．校内其他单位发来的文件材料；

6．与校外单位交换来的文件材料；

7．未定稿的文件材料；

(十)声像类文件材料不归档的范围：

1．不能反映本校工作、活动的声像材料；

2．音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料；

3．重份的声像材料。

4．无查考利用价值的事务性、临时性文件材料；

5．校内其它单位发来的文件材料；

6．与校外单位交换来的文件材料。

二．不归档的文件材料处理办法

(一)各单位每年在文件材料立卷归档时，要同时处理不归档的文件材料。

(二)清理出的不需归档的文件材料，应销毁的及时销毁。如有些文件材料需要作资料保存，应填写目录，组卷单独保管，不要随便堆放，以防泄密。

(三)销毁带密级的不归档文件材料，必须履行严格的登记手续。对于一般性文件材料，只登记收发文号码，或在收发文薄上加盖“销毁”戳。

(四)凡销毁的文件材料，经鉴别和本部门有关领导批准，由二人监销，保证不丢失、不漏销。在销毁文件材料过程中，为防止泄密，应禁止无关人员介入。