为加强我校公文的规范化管理，正确使用和处理各类公文，现对公文版头和发文字号作如下规定：
一、各类公文版头及适用范围
（一）文件格式版头
1.《中共武汉大学委员会》和《武汉大学》版头用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，向上级机关请求指示、批准。
2．《中共武汉大学委员会文件》和《武汉大学文件》版头用于贯彻党的路线、方针、政策，转发上级机关的文件，颁布学校重要规章制度，公布学校发展规划、年度工作要点和总结，公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项，通知重要事项，批复下级机关的请示。
3.《中共武汉大学委员会办公室文件》、《武汉大学校长办公室文件》用于武汉大学党委办公室、校长办公室根据授权，传达党委和行政的决议或决定，答复下级机关的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的请示、报告，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。
4.《中共武汉大学纪委文件》、《中共武汉大学保密委员会文件》、《武汉大学工会委员会文件》、《共青团武汉大学委员会文件》分别用于纪委、保密委、工会和团委制发公文。
（二）函件格式版头
4.《中共武汉大学委员会》和《武汉大学》用于中共武汉大学委员会和武汉大学根据需要以函的形式制发公文。
5.《中共武汉大学委员会××（部门全称）》和《武汉大学××（部门全称）》用于学校机关各部、处、室向上级机关报告、请示工作，在职权范围内发布通知，相互之间联系工作。
6.《武汉大学××学院（系）》、《武汉大学××（直属单位全称）》用于学院（系）、直属单位制发函、内部通知等公文。
（三）纪要格式版头
7.《中共武汉大学委员会常务委员会纪要》和《中共武汉大学委员会纪要》用于记载和传达相应党委会议情况和议定事项。
8．《武汉大学校长办公会议纪要》和《武汉大学专题会议纪要》用于记载和传达相应行政会议情况和议定事项。
二、发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和发文序号组成。机关代字一般由两个层次组成，第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。
（一）以学校党委、行政和校长名义发文使用武大党字、武大字或如下机关代字：
党委组织部（党校）………………………………武大组字
党委宣传部主办……………………………………武大宣字
党委统战部主办……………………………………武大统字
党委学生工作部主办………………………………武大学字
党委研究生工作部主办……………………………武大研字
离退休工作处主办………………………………武大离退字
发展规划与学科建设办公室主办…………………武大发字
教务部主办…………………………………………武大教字
研究生院主办………………………………………武大研字
科学技术发展研究院主办………………………武大科理字
人文社会科学研究院主办………………………武大科文字
人事部主办…………………………………………武大人字
财务部主办…………………………………………武大财字
国际交流部主办……………………………………武大外字
港澳台办主办…………………………………武大港澳台字
招生就业工作处主办……………………………武大招毕字
监察部主办…………………………………………武大监字
审计处主办…………………………………………武大审字
实验室与设备管理处主办…………………………武大设字
采购与招投标管理中心主办……………………武大采购字
基建管理部主办……………………………………武大基字
保卫部主办…………………………………………武大保字
后勤保障部主办……………………………………武大后字
高新技术产业发展部主办…………………………武大产字
继续教育学院主办………………………………武大继教字
图书馆主办…………………………………………武大图字
档案馆主办…………………………………………武大档字
网络中心主办………………………………………武大信字
体育部主办………………………………………武大体卫字
人民武装部主办…………………………………武大人武字
留学生教育学院主办……………………………武大留教字
出版社主办………………………………………武大出版字
（二）根据学校授权，以党委办公室和校长办公室名义发文使用武大党办字和武大校办字。
（三）学校其他发文机关使用的文件字号
中共武汉大学纪律检查委员会…………………武大纪检字
中共武汉大学委员会保密委员会…………………武大密字
武汉大学工会委员会………………………………武大工字
共青团武汉大学委员会……………………………武大团字
（四）部门函件字号
部门名义的公文一般采用函件形式，使用字号如下：
党委组织部（党校）………………………………武大组函
党委宣传部…………………………………………武大宣函
党委统战部…………………………………………武大统函
党委学生工作部…………………………………武大学工函
党委研究生工作部………………………………武大研工函
离退休工作处……………………………………武大离退函
工会…………………………………………………武大工函
团委…………………………………………………武大团函
发展规划与学科建设办公室………………………武大发函
教务部………………………………………………武大教函
研究生院……………………………………………武大研函
科学技术发展研究院……………………………武大科理函
人文社会科学研究院……………………………武大科文函
人事部………………………………………………武大人函
财务部………………………………………………武大财函
国际交流部…………………………………………武大外函
港澳台办………………………………………武大港澳台函
招生就业工作处…………………………………武大招毕函
监察部………………………………………………武大监函
审计处………………………………………………武大审函
实验室与设备管理处………………………………武大设函
采购与招投标管理中心…………………………武大采购函
基建管理部…………………………………………武大基函
保卫部………………………………………………武大保函
后勤保障部…………………………………………武大后函
高新技术产业发展部………………………………武大产函
继续教育学院……………………………………武大继教函
（五）学院（系）、直属单位的公文一般采取函件形式，编为“武大”加单位的代表字，如法学院编为武大法函，继续教育学院编为武大继教函。如有单位代表字相同的，应加以区别，如外国语言文学学院应编为武大外院函，与国际交流部加以区别；电气工程学院和电子信息学院应分别编为武大电气函和武大电信函，进行区别。
