武汉大学图书资料类资产管理实施细则

第一章 总则

第一条为加强学校图书资料类固定资产和无形资产管理，合理配置和有效使用图书资料类资产，确保资产安全与完整，保障和促进学校教学和科研事业发展，根据《教育部直属高等学校国有资产管理暂行办法》(教财[2012]6号)、《武汉大学国有资产管理办法（修订）》（武大财字[2014]96号）等有关规定，结合学校实际，制定本实施细则。

第二条本细则所称图书资料类资产是指：

（一）图书馆及各二级单位资料室通过购置、受赠或调拨等方式获取的各类图书资料；

（二）二级单位使用本单位日常运行经费、非研究类专项经费单次批量购置金额超过1000元（含1000元）的各类图书资料；

（三）各项目组（课题组）使用科研经费、研究类专项经费购置单种金额1000元及以上或单次批量购置金额超过3000元（含3000元）的各类图书资料。

第三条图书资料资产类别包括：中文图书、外文图书、中文期刊、外文期刊、地图资料、缩微资料、音像资料、磁带资料、学位论文等固定资产，数据库无形资产，共10个类别。

第四条图书资料类资产管理，按照“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人、藏用结合、资源共享”的原则贯彻执行。

第五条图书资料类资产管理，必须建立健全管理机构，建立购置、验收、分编、典藏、借阅、清查、处置等日常管理规章制度，实现规范化管理。

第二章 管理机构和职能

第六条学校国有资产监督管理委员会（以下简称“国资委”）统一领导全校图书资料类资产管理工作；图书馆归口管理全校图书资料类资产日常业务；各二级单位资料室负责对其管辖范围内图书资料类资产的具体管理。

第七条图书馆归口管理全校图书资料类资产工作，其主要职责是：

（一）贯彻执行有关国有资产管理法规和制度，负责制定图书资料类资产管理的实施细则，并组织实施。

（二）负责全校图书资料类资产的账、卡、物管理和资产清查、登记、统计报告及日常监督检查工作。

（三）负责办理全校图书资料类资产的处置申报手续，并负责购置、验收、分编等日常管理工作。

（四）负责图书资料类资产的合理配置，提高资产使用效益，促进全校文献资源共建共享。

（五）组织培训和指导图书资料类资产管理人员。

（六）定期向学校国资委反映资产变动和存量状况等数据信息。

（七）图书资料类资产实物量、价值量管理的其它工作。

第八条各二级单位资料室负责对所管辖范围内图书资料类资产的日常管理，其主要职责是：

（一）明确一名相关领导分管本单位图书资料类资产管理工作，执行学校国有资产监督管理的各项规章制度。

（二）配备具有一定业务能力的专门人员，对本单位占用的图书资料类资产的账、卡、物进行日常管理，并负责其日常清理清查。

（三）向图书馆和国资委报送本单位占用图书资料类资产的统计报表、报告。

（四）根据需要制定本单位图书资料类资产管理的实施细则，保证资产的安全性和完整性。

第三章 资产购置

第九条图书资料类资产的购置，必须按照学校发展规模、校区功能、学科设置、教学定位、科研方向等进行全面规划、合理布局。

第十条图书资料类资产的购置，应按学校经费主管部门批复后的经费预算方案执行，专款专用。

第十一条图书资料类资产购置金额在《武汉大学采购与招标管理办法》规定限额以上的，应列入学校集中采购范围，按照该办法相关规定执行。

第十二条教育部及其它单位划拨的用于我校各单位购置图书资料类资产的专项经费，参照第十一条执行，有指定采购方式的，按指定采购方式执行。

第四章 验收和入账

第十三条图书馆及二级单位资料室使用学校下拨经费购置的各类实体图书资料，原则上须遵循先验收后报销并入固定资产账的程序。验收人员须核对随书清单、实物与本单位的订购记录，逐册（件、或其他最小收藏单位）验收，验收无误后，持签字盖章齐全的报销单、采购发票、采购清单、采购合同及 “武汉大学图书资料类固定资产验收单”（以下简称“验收单”）至学校财务部办理报销入账手续。验收单一式三份，一份验收单位存档，一份交财务部入账使用，一份按年度汇总提交至图书馆统一管理。各类资产的验收及入账具体按如下方式处理：

（一）纸质图书

使用学校下拨经费购置的纸质中、外文图书，由图书馆或二级单位资料室各自按采购批次分批验收登记，验收人员凭本单位签字盖章齐全的报销单、采购发票、采购清单、采购合同及验收单等至财务部办理报销入账手续。财务部按照各批次图书数量及实际采购支出费用入账。

（二）纸质期刊

使用学校下拨经费购置的期刊、报纸等现刊，由图书馆或二级单位资料室凭本单位签字盖章齐全的报销单、采购发票、采购清单及采购合同等至财务部办理报销手续，现刊在报销时暂不计入固定资产账。对于装订成册的期刊（过刊）合订本，图书馆及二级单位资料室按年度根据实际装订册数及实际支出订购费用汇总新增合订本验收单，经单位领导签字盖章后，再至财务部办理转入图书资料类固定资产账的手续。当年新增合订本数量以1月1日至12月31日装订的合订本为准，价值量按期刊实际支出订购费用加上相关装订费用入账。

（三）非书资料

使用学校下拨经费购置的地图资料、缩微资料、音像资料、磁带资料等非书资料，由图书馆或二级单位资料室各自按采购批次分批验收登记，验收人员凭本单位签字盖章齐全的报销单、采购发票、采购清单、采购合同及验收单等至财务部办理报销入账手续。财务部按照各批次资产数量及实际采购支出费用入账。

第十四条图书馆及二级单位资料室使用学校下拨经费购置的数据库电子资源按照《武汉大学无形资产管理暂行办法》（武大财字[2015]68号）进行管理。根据学校与数据库商签订的合同条款，数据库按以下几种方式作为无形资产或费用支出处理：

（一）一次性购置的、学校拥有永久使用权且无须再支付任何费用的数据库，作为无形资产入账。

（二）一次性购置的、学校拥有永久使用权并须支付年度平台使用费的数据库，对数据库内容作为无形资产入账，对后续使用所支付的平台使用费按年度作为费用支出处理。

（三）学校拥有已购买内容的永久使用权并须支付年度内容更新费的数据库，对初次购买的数据库内容作为无形资产入账，对后续支付的年度内容更新费在同一名目下累加入无形资产账。

（四）对仅按“付费即用”方式购买的数据库，作为费用支出处理。

（五）对于自建数据库，按照购置网络平台软件与数据的价值量作为无形资产入账。

购置数据库类无形资产须凭报销单、采购发票、采购合同及“武汉大学数据库验收单”等相关材料办理报销入账手续，入账科目为“数据库”。

第十五条图书馆及二级单位资料室使用校外各类资助专款购置的文献按如下方式办理验收及入账手续：

（一）使用教育部高校文科图书引进专款（简称“文科专款”）经费购置的文献，由图书馆按年度汇总新增文献验收单，经单位领导签字盖章后至财务部办理转入图书资料类固定资产账的手续，价值量按实物实际价值计算。

（二）使用教育部外国教材专款（简称“外教专款”）购置的文献，由图书馆按采购批次分批验收登记，验收人员凭报销单、采购发票、采购清单、采购合同及验收单等至财务部办理报销入账手续。价值量按购置支出的全部费用（拨款金额与学校配套费的总额）入账。

（三）使用中国高校人文社会科学文献中心外国期刊专款（简称“CASHL专款”）购置的期刊，在报销时暂不计入固定资产账。对于装订成册的期刊（过刊）合订本，按年度并入学校下拨经费购置类期刊合订本验收单，一同补记入固定资产账，价值量按购置支出的全部费用（拨款金额与学校配套费的总额）加上装订费用计算。

（四）其他各类资助专款购置文献，其验收及入账处理参照上述条款执行。

第十六条图书馆及二级单位资料室接受捐赠的文献，由各单位按年度汇总入藏受赠文献（不含期刊）验收单，经单位领导签字盖章后至财务部办理转入图书资料类固定资产账的手续。其价值量按照捐赠方提供的价值凭据、标明的价格入账；属于孤本、善本的，由国资办聘请相关专家评估或委托评估机构评估，按照评估价值入账；无入账依据的，按名义价值1元入账。不装订的受赠期刊直接交阅览部门供阅览，按现刊处理；需要装订的期刊按年度并入学校下拨经费购置类期刊合订本验收单，一同补记入固定资产账，价值量按实物价值加上装订费计算，无入账依据的按装订费计算价值量。

第十七条图书馆及二级单位资料室接收的本校硕、博士生学位论文，由各单位按年度汇总入藏论文验收单，经单位领导签字盖章后至财务部办理转入图书资料类固定资产账的手续。已装订的学位论文按装订费计算价值量，未装订的学位论文按名义价值1元计算价值量。

第十八条二级单位使用本单位日常运行经费、非研究类专项经费购置图书资料类资产的，以及各项目组（课题组）使用科研经费、研究类专项经费购置图书资料类资产的，须到所在单位资料室或图书馆进行验收登记后方可至财务部报销相关费用。具体处理方式如下：

（一）购书经办人凭所购图书资料实物、报销单、采购发票、采购清单至所在单位资料室进行验收。验收人员负责逐册核实、登记造册、填写验收单，并由相关负责人签字盖章。验收单一式三份，一份资料室存档，一份交财务部入账使用，一份由资料室按年度汇总提交至图书馆统一管理。

（二）购书经办人凭签字盖章齐全的报销单、采购发票、采购清单、验收单等至财务部办理报销入账手续。

（三）不设资料室的单位，须由购书经办人持所购图书资料实物、报销单、采购发票、采购清单等至图书馆验收，经图书馆验收无误并开具验收单后方可至财务部办理报销入账手续。

（四）除图书馆及二级单位资料室外，二级单位及各项目组（课题组）新购中外文报刊（现刊）不计入图书资料类固定资产账。购书经办人凭所在单位分管领导签字（须说明所购文献为现刊）、盖章的报销单，及采购发票、采购清单等至财务部办理报销手续。

第十九条使用各类经费购置的、作为资料下发或用于赠送交换的图书，须经经费主管部门或所在单位审批盖章后方可报销，该类图书资料不计入固定资产账。

第五章 日常管理

第二十条图书馆及各二级单位资料室均须按条码号或登录号登记图书资料类资产明细账，填写各类资产验收单，真实完整记录全部图书资料类资产，以便随时查对。

第二十一条图书馆负责按年度归集各类资产验收单，定期与财务部核对账目，定期组织各收藏单位清仓查库，确保账账、账实相符。

第二十二条图书馆及各二级单位资料室购置及受赠图书资料的分编、典藏、借阅等应严格按照图书馆相关规章制度执行，实行规范化管理。

第二十三条二级单位使用本单位日常运行经费、非研究类专项经费购置的图书资料类资产，以及各项目组（课题组）使用科研经费、研究类专项经费购置的图书资料类资产，按如下方式进行日常管理：

（一）设有资料室的单位由资料室负责管理本单位上述两类图书资料类资产，并进行统一分编、加盖资料室馆藏章。不设资料室的单位，由图书馆负责管理上述两类图书资料类资产，并进行统一分编、加盖图书馆馆藏章。

（二）二级单位或项目组（课题组）使用所购图书，可向单位资料室或图书馆办理借阅手续，其借阅数量不占资料室或图书馆规定的借阅量。借书人在图书利用完毕或离校、退休时应及时归还图书。若图书遗失、损坏，按照《武汉大学图书馆文献资料使用管理办法（修订）》（武大图字〔2016〕1号）规定处理。

第二十四条图书馆及各二级单位收藏的古籍与民国文献，既属于学校图书资料类固定资产，又属于文物类固定资产，须同时接受相关归口管理部门的双重管理。

第二十五条各二级单位资料室资产管理员对所管的图书资料类资产具有全过程管理的权利和责任，任何人员未经管理人员同意，不得自行使用、移出或调换。

第六章 资产处置

第二十六条图书资料类资产的处置，是指经图书馆或二级单位资料室申请，学校资产主管部门批准，对部分流通率低、损坏严重或丢失的图书资料进行资产管理权利的转移或注销的行为，包括报废、报损、校内调配、校外赠送等。

第二十七条学校国有资产监督管理委员会办公室（以下简称“国资办”）对图书资料类资产的处置行使审批权、处置权。对拟处置的图书资料类资产，各收藏单位必须填写相应的“武汉大学国有资产处置申报表”，经图书馆审核后，报送国资办审批。图书馆根据审批结果进行处置并及时调整实物账目，并将增减变动结果报送至财务部，由财务部调整相关资产账目。

第二十八条所有图书资料类资产处置必须按照《武汉大学图书馆馆藏文献复审剔除工作管理办法》（武大图馆字[2013]6号）等相关文件规定的处置程序进行。古籍与民国文献等文物类固定资产不得随意处置。

第二十九条图书资料类资产处置产生的相关收入上缴学校财务，根据国家相关规定处理。

第七章 财务管理

第三十条根据资产类别，图书资料类固定资产在实物账及财务账中，记为中文图书、外文图书、中文期刊、外文期刊、地图资料、缩微资料、音像资料、磁带资料、学位论文九个科目；数据库无形资产入账科目为“数据库”。

第三十一条图书馆及财务部分别负责图书资料类资产实物明细账与财务明细账的管理工作，明细账目依据各二级单位资料室设置分账户。

第三十二条图书馆负责按时与学校财务部进行总账核对及调整工作。资产清查中盘盈、盘亏资产，由各单位报送图书馆汇总，经国资委审批后，按照行政事业单位国有资产处置流程核增、核减实物账及财务账。

第八章 附则

第三十三条本实施细则由学校图书馆负责解释。

第三十四条本实施细则自2018年1月1日起施行。