武汉大学国际学术会议管理暂行规定

第一章 总则

第一条 为规范并加强我校国际学术会议的管理工作，根据教育部有关文件精神，结合我校实际情况，特制定本暂行规定。

第二条 国际学术会议分多边和双边两种。多边国际学术会议的与会者必须来自3个以上国家（不含中国），国外代表不少于会议全体代表总数的15%。双边国际学术会议的与会国外代表不少于会议全体代表总数的20%。

第三条 学校支持相关单位举办高水平国际学术会议（含重要国际组织的年会），鼓励举办单位邀请相关领域的国际权威专家参会。

第二章 申办条件

第四条 申办国际学术会议的单位为我校直接从事教学或科研的机构，含学院（系）、实验室、研究院（所）及中心等。

第五条 申办单位须具备较强的学术实力及召开国际学术会议所必需的组织能力，并能征集高水平的学术论文。

第三章 申办程序

第六条 申办国际学术会议的单位应首先在国际交流部领取《武汉大学举办国际学术会议申报表》，按照表格要求认真填写并经相关部门审核同意后报国际交流部审拟。人文社科类国际学术会议由宣传部、社科部审核（部分会议报党办）；理工类国际学术会议由科技部审核。

第七条 为方便申办单位申办国际学术会议，会议的申办程序采取先预报后申报制度。

第八条 申办单位应于每年9月底以前将次年拟举办国际学术会议的信息向国际交流部预报。因故未能按时预报次年下半年国际学术会议的单位可于次年2月份再向国际交流部预报。

第九条 预报的内容包括：会议的中英文名称；会议拟召开时间；会议拟召开地点；主办、承办、合办方；所需经费等。

第十条 申办单位应至少在会议召开前4个月将正式的申办文件以书面形式提交给国际交流部。

第十一条 正式申办文件内容包括：会议的中英文全称、拟召开时间、拟召开地点、举办单位、会议规模、会议的主题和内容、经费来源、拟邀请境外专家名单等。对于主办、合办或协办机构中涉及境外国际组织的国际学术会议，申办单位应以附件形式对该组织的背景予以说明。对于涉及台湾专家参加的国际学术会议，申办单位应另行将拟参会的台湾专家名单报港澳台事务办公室。

第十二条 国际交流部对申办单位的申办文件进行审拟并报校领导审批后上报教育部国际合作与交流司批复。

第十三条 在收到教育部批复文件后，国际交流部将批文原件抄送湖北省人民政府外事办公室等校外相关单位，并送达申办单位。申办国际学术会议的单位获批复文件后方可举办会议。

第四章 会议的管理

第十四条 国际学术会议的名称应与其内容相符，并慎用“论坛”等称谓。

第十五条 举办国际学术会议的单位负责与会专家的接待及安全工作。

第十六条 对于须在异地（武汉市以外）召开的国际学术会议，学校一般不予受理。特殊情况下，申办单位需以书面形式向国际交流部提交报告。

第十七条 对于会议召开的时间、地点、议题等须作变更的国际学术会议，申办单位应于会议召开前3个月以书面形式报国际交流部。

第十八条 国际学术会议的经费来源主要有：举办单位按惯例收取的注册费、资料费、食宿费等必要费用；依据《关于<武汉大学国际学术会议管理及国际学术会议专项经费资助办法>的补充办法》向国际交流部申请的学校补贴；其它的经费资助。举办国际学术会议应坚持厉行节约、讲求实效的原则，做到以会养会。

第十九条 会议举办单位应于会议召开两周前将会议的日程安排报国际交流部。拟请校领导参加的活动应在会议召开前一周以书面形式报国际交流部，以备国际交流部报校办安排校领导活动。

第二十条 举办单位在会议举办之后一个月内向国际交流部提交《武汉大学举办国际学术会议总结表》及会议总结材料。总结材料内容包括：会议日程、取得的成果、邀请的境外专家名单等。

第五章 附 则

第二十一条 此前的相关规定与本规定不一致之处，以本规定为准。

第二十二条 本规定由国际交流部负责解释。

第二十三条 本规定自发布之日起执行。